„Der Verwalter hat das doch einfach so entschieden!“ Diesen Satz hörst du in vielen WEGs früher oder später. Oft steckt dahinter ein Missverständnis: Viele Eigentümer wissen nicht genau, wie weit die Befugnisse ihres Verwalters wirklich reichen. Dieser Ratgeber zeigt dir Schwarz auf Weiß, was dein Verwalter allein entscheiden darf — und wo er zwingend einen Beschluss der Eigentümer braucht.
Kurz gesagt: Der Verwalter ist dein Dienstleister, nicht dein Chef
Der Verwalter wird von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer beauftragt, den Alltag des Hauses zu organisieren. Er ist also angestellt beziehungsweise beauftragt — er steht nicht über den Eigentümern. Über wichtige Fragen entscheidet weiterhin die Gemeinschaft selbst, meist in der Eigentümerversammlung. Der Verwalter setzt diese Entscheidungen dann um.
Stell dir den Verwalter wie einen Geschäftsführer vor, den eine Gruppe von Gesellschaftern eingestellt hat: Er kümmert sich um das Tagesgeschäft, aber die großen Weichenstellungen treffen weiterhin die Gesellschafter — bei einer WEG also die Eigentümer selbst. Ruft dir jemand zu „Das hat der Verwalter doch so entschieden“, lohnt sich deshalb immer die Nachfrage: Gab es dafür überhaupt einen Beschluss, oder hat der Verwalter seine Befugnisse überschritten?
Diese Entscheidungen darf der Verwalter allein treffen
Das Gesetz gibt dem Verwalter in § 27 Absatz 1 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) zwei klar begrenzte eigene Befugnisse:
- Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung: Kleinere, alltägliche Entscheidungen, die keine erheblichen Verpflichtungen für die Gemeinschaft nach sich ziehen. Beispiel: eine defekte Glühbirne im Treppenhaus austauschen lassen.
- Eilmaßnahmen: Maßnahmen, die nötig sind, um eine Frist einzuhalten oder einen drohenden Nachteil abzuwenden. Beispiel: Ein Sturm hat ein Loch ins Dach gerissen — der Verwalter darf sofort eine Notabdeckung beauftragen, ohne vorher eine Versammlung einzuberufen.
Alles, was über diese beiden Kategorien hinausgeht, braucht einen Beschluss der Eigentümer. Das ist die wichtigste Grundregel, die du dir merken solltest. Eine feste Euro-Grenze für „untergeordnete Bedeutung“ nennt das Gesetz bewusst nicht — sie hängt von der Größe und dem Budget deiner WEG ab. Deshalb legen viele Eigentümergemeinschaften per Beschluss selbst eine konkrete Wertgrenze fest, zum Beispiel 500 oder 1.000 Euro pro Einzelmaßnahme, damit für alle klar ist, wo die eigenmächtige Entscheidungsbefugnis des Verwalters endet.
Diese Entscheidungen braucht einen Beschluss der Eigentümer
Größere oder grundsätzliche Entscheidungen darf der Verwalter nicht allein treffen. Dazu zählen zum Beispiel:
- größere Sanierungen (Dach, Fassade, Heizungsanlage)
- bauliche Veränderungen am Gemeinschaftseigentum
- die Auswahl einer neuen Reinigungs- oder Gartenfirma für einen Dauervertrag
- Änderungen am Wirtschaftsplan oder der Höhe des Hausgelds
- der eigene Verwaltervertrag samt Vergütung
Für all das muss der Verwalter das Thema auf die Tagesordnung der Eigentümerversammlung setzen und die Eigentümer abstimmen lassen.
Kann die WEG die Befugnisse per Beschluss erweitern oder einschränken?
Ja, und das ist ein wichtiger Punkt, den viele nicht kennen: § 27 Absatz 2 WEG erlaubt es der Eigentümergemeinschaft ausdrücklich, die gesetzlichen Befugnisse des Verwalters per Beschluss anzupassen. Deine WEG kann also zum Beispiel festlegen, dass der Verwalter bis zu einem bestimmten Betrag (etwa 1.000 Euro) selbstständig Reparaturen beauftragen darf — oder seine Befugnisse im Gegenteil noch enger fassen. Schau in den Beschlusssammlungen deiner WEG nach, ob es eine solche Regelung schon gibt.
Darf der Verwalter einfach Handwerker beauftragen?
Nur innerhalb der oben genannten Grenzen: bei kleineren, untergeordneten Reparaturen oder bei echten Eilfällen. Für eine größere Auftragsvergabe — etwa die Sanierung des Treppenhauses — muss vorher ein Beschluss vorliegen, meist inklusive Angebotsvergleich. Beauftragt der Verwalter trotzdem eigenmächtig, kann die Gemeinschaft die Kostenübernahme verweigern und den Verwalter persönlich in Regress nehmen.
In der Praxis ist die Grenze manchmal fließend. Ein Beispiel: Tropft nach einem Rohrbruch Wasser durch die Decke in die Wohnung darunter, darf der Verwalter sofort einen Notdienst rufen — das ist eine klassische Eilmaßnahme. Soll danach aber gleich die komplette, mehrere Tausend Euro teure Steigleitung im ganzen Haus erneuert werden, braucht es dafür einen Beschluss der Eigentümerversammlung, selbst wenn der akute Wasserschaden bereits behoben ist.
Darf der Verwalter Geld ausgeben, ohne zu fragen?
Grundsätzlich gilt dieselbe Grenze wie bei Handwerkeraufträgen: kleine, laufende Ausgaben ja, größere Summen nein. Wie viel Geld der Verwalter im Rahmen des laufenden Wirtschaftsplans ausgeben darf, ist dabei bereits durch den beschlossenen Wirtschaftsplan vorgegeben — größere, ungeplante Ausgaben braucht es einen eigenen Beschluss, oder im echten Notfall eine Eilmaßnahme nach § 27 Absatz 1 WEG.
Wichtig zur Abgrenzung: Diese Eilmaßnahmen-Befugnis des Verwalters ist nicht dasselbe wie die Notmaßnahme nach § 18 Absatz 3 WEG, die jedem einzelnen Eigentümer erlaubt, bei unmittelbar drohendem Schaden selbst zu handeln. Beides greift bei akuter Gefahr — nur handelt im einen Fall der Verwalter, im anderen du selbst als Eigentümer, wenn niemand rechtzeitig erreichbar ist.
Was, wenn der Verwalter seine Befugnisse überschreitet?
Handelt der Verwalter außerhalb seiner Befugnisse, ohne dass ein Beschluss vorliegt, ist das Geschäft im Innenverhältnis zur Gemeinschaft in der Regel nicht gedeckt. Das bedeutet für dich: Die WEG muss die Kosten dafür nicht automatisch tragen, und der Verwalter kann persönlich haftbar gemacht werden, wenn dadurch ein Schaden entsteht. Kontrolliert wird der Verwalter im Alltag vor allem durch den Verwaltungsbeirat sowie durch die jährliche Jahresabrechnung, die die Eigentümerversammlung beschließt.
Wichtig für dich als einzelnen Eigentümer: Auch du persönlich kannst nach § 18 WEG „ordnungsmäßige Verwaltung“ verlangen. Hast du den Eindruck, dass der Verwalter systematisch seine Befugnisse überschreitet oder Beschlüsse ignoriert, sprich das zunächst im Verwaltungsbeirat oder direkt bei der nächsten Eigentümerversammlung an. Häufen sich Pflichtverletzungen, kann die WEG den Verwalter jederzeit ohne besonderen Grund abberufen — seit der WEG-Reform 2020 endet der Vertrag dann spätestens nach sechs Monaten. Mehr dazu liest du in unserem Ratgeber zum Verwalterwechsel.
FAQ
Darf der Verwalter Rücklagen anfassen, ohne zu fragen?
Nur im Rahmen der ganz normalen, beschlossenen Verwendung — etwa für eine bereits beschlossene Sanierung. Für eine neue, größere Verwendung der Instandhaltungsrücklage braucht es einen eigenen Beschluss der Eigentümer.
Muss der Verwalter jede E-Mail sofort beantworten?
Eine gesetzliche Frist dafür gibt es nicht. Üblich und angemessen ist aber eine Rückmeldung innerhalb weniger Werktage, bei echten Notfällen deutlich schneller. Wie gut die Erreichbarkeit sein sollte, erklärt der Ratgeber Woran erkennst du eine gute Hausverwaltung?.
Darf der Verwalter selbst entscheiden, welche Firma die Sanierung macht?
Bei größeren Sanierungen nein — die Firmenauswahl gehört zur beschlusspflichtigen Maßnahme dazu. Der Verwalter darf Angebote einholen und vorbereiten, entscheiden muss die Eigentümerversammlung.
Was ist eine „Maßnahme untergeordneter Bedeutung“?
Eine kleine, alltägliche Entscheidung ohne größere finanzielle Tragweite für die Gemeinschaft — etwa eine kleine Reparatur im niedrigen Kostenbereich. Eine feste Euro-Grenze nennt das Gesetz nicht, viele WEGs legen deshalb per Beschluss eine konkrete Summe fest.
Kann ich den Verwalter für Fehler haftbar machen?
Grundsätzlich ja, wenn ihm eine Pflichtverletzung nachzuweisen ist und dadurch ein Schaden entstanden ist. In der Praxis macht meist die Gemeinschaft als Ganzes über den Verwaltungsbeirat oder per Beschluss Ansprüche geltend, nicht der einzelne Eigentümer allein.
Darf der Verwalter Beschlüsse einfach ignorieren?
Nein. Der Verwalter ist verpflichtet, gefasste Beschlüsse umzusetzen. Tut er das nicht, ist das eine Pflichtverletzung, die eine Abberufung rechtfertigen kann.
Wer kontrolliert den Verwalter?
In erster Linie die Eigentümerversammlung selbst, unterstützt durch den ehrenamtlichen Verwaltungsbeirat, der den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung vorab prüfen soll. Ein zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG hat zudem eine geprüfte fachliche Grundqualifikation nachgewiesen.
Quellen
- § 27 WEG (Aufgaben und Befugnisse des Verwalters), dejure.org/gesetze/WEG/27.html
- § 18 WEG (Verwaltung und Benutzung), dejure.org/gesetze/WEG/18.html
- WEG-Reform 2020 im Überblick (Abberufung ohne Grund, 6-Monats-Frist), Haufe Akademie, haufe-akademie.de
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